Jul 02

Administración Kleiner optimiza su gestión diaria con Zoho Desk y Zoho CRM

Implementación, consultoría y soporte con Zoho Desk y Zoho CRM.

Sector: Inmobiliario.

Empresa: Administración Kleiner comienza en 1984 (36 años en el mercado) y al día de hoy trabajan 10 personas. Sus actividades principales se dividen en Real Estate (Comercialización de propiedades) y administración de consorcios (Con 50 edificios actualmente). 

“Todos los días encontramos una nueva función que nos mejora el trabajo”  (Carlos Kleiner. Socio fundador) 

DESAFÍO

Gestión optimizada.

Su principal objetivo es brindar un servicio eficiente dando respuesta a las consultas y reclamos que surgen día a día. Mantienen relaciones con propietarios de edificios y personas que viven allí. 

A su vez, se encargan de los pagos a realizar, gremios y proveedores a contratar. Por lo que la gran cantidad de necesidades que deben satisfacer hace que necesiten un sistema para el control de  gestión. 

Por ello, debían dejar de lado las anotaciones en papel para que ninguna necesidad quede sin ser atendida.

ESTRATEGIA Y SOLUCIÓN

Desarrollo integral de la gestión a través de Zoho Desk y  Zoho CRM.

Antes de contactar a Expertizen, Carlos cuenta que buscaron en Google durante varios años pero no encontraban sistemas que satisfagan completamente sus necesidades. Desde excel hasta sistemas contratados. Ya que desde Administración Kleiner realizan una gran cantidad de trabajo operativo, que involucra áreas tales como administración, contable, bancaria, legal, ingeniería, entre otras.

Desde Expertizen se llevó a cabo la implementación y configuración de las herramientas, junto a capacitaciones y consultorías. De esta manera, las personas pueden resolver hoy la gestión diaria mediante tickets con Zoho Desk y el seguimiento de relaciones con sus clientes con Zoho CRM. 

El proceso fue paulatino ya que el cliente indicó la necesidad de que los socios trabajen primero el sistema, para luego trasladarlo a las demás personas de la empresa. 

Hoy en día, cuentan con la posibilidad de brindar siempre atención a sus clientes (Ya sea para consultas o reclamos) desde cualquier lugar, de manera ordenada y sin cometer errores u olvidos.

 ¿Por qué eligieron Zoho?

“Zoho tiene las herramientas para avanzar hacia la integralidad y que con un solo sistema nosotros podamos desarrollar todo… Con el avance de cada herramienta, podemos ir creciendo, puede escalar nuestra organización.. Que el sistema pueda seguir creciendo con nosotros” (Carlos Kleiner).

¿Por qué eligieron Expertizen?

Al ser una empresa chica, encontraban que era difícil para los proveedores de soluciones, entender sus necesidades y posibilidad económica, por lo que con Expertizen encontraron quien los pueda escuchar y velar por mejorar su proyección. 

“En Expertizen encontramos un receptor con quien trabajar que pudo entender lo que se necesitaba/pedía y desarrollarlo. Si bien el producto ya existe por Zoho, obviamente hubo que modificarlo y amoldarlo a lo que nosotros necesitábamos. Ese proceso se dió junto a Expertizen” (Federico Kleiner).

RESULTADOS

Optimización del tiempo y recursos.

  1. Resolución de tareas diarias de manera ágil y sin olvidos.
  2. Menor carga de trabajo operativo diario. 
  3. Gran aceptación por parte de los empleados. Ya que permanentemente encuentran en la herramienta beneficios y funciones nuevas que mejoran su trabajo.
  4. Posibilidad de brindar soporte desde cualquier lugar.

“El sistema de Zoho es muy amigable, no es difícil entrar a trabajar en el sistema. No todos los sistemas de tickets son amigables. Zoho ni en sus pantallas ni en sus informes es difícil.” (Carlos Kleiner)

ACTUALIDAD

Herramientas para afrontar el trabajo remoto.

Carlos explica que se sintieron totalmente preparados para afrontarlo, pero que ya anteriormente lo habían comprobado.

“Se pudo probar su utilidad cuando el personal se empezó a ir de vacaciones. Ya que el personal seguía manteniendo la necesidad de ser contactado y a través de la aplicación en el teléfono de Zoho Desk, tenían la posibilidad inmediata de responder cualquier cosa que necesitaban los clientes” (Carlos Kleiner)

Esta historia de éxito también es un caso donde desde Expertizen velamos por controlar los gastos, segmentar por etapas y pasos los proyectos y brindar diferentes caminos de acuerdo al cliente.